5 ferramentas e metodologias para gestão de projetos de TI

Por ser dinâmica e precisar lidar com um grande volume de informações e tarefas simultaneamente, a área de Tecnologia da Informação requer muita organização para evitar erros da equipe, perdas de processos e prazos. Assim, é indispensável estabelecer uma gestão de projetos de TI baseada em ferramentas e metodologias que mantenham o fluxo de trabalho em ordem e com o máximo de eficiência.

Isso amplia a visão do gerente de projetos, fazendo com que ele tenha maior controle sobre prazos, colaboradores, processos e recursos envolvidos na proposta a ser desenvolvida — condição que melhora a tomada de decisão e, consequentemente, os resultados da empresa.

Quer garantir o bom andamento dos seus projetos do início ao fim? Confira as ferramentas e metodologias que são uma verdadeira mão na roda para gerenciar as tarefas de TI!

Por que investir em soluções tecnológicas para gestão de projetos de TI?

A gestão de projetos consiste num conjunto de processos estratégicos aplicados com a intenção de alinhar o fluxo de trabalho com as demandas, os planejamentos, os objetivos, as necessidades e os cronogramas da empresa, para assegurar a qualidade do serviço final.

O gerente de projetos precisa ter habilidades como capacidade de liderança, comunicação e negociação, além de conhecer as melhores técnicas e ferramentas que automatizam boa parte das tarefas, trazendo praticidade e reduzindo as chances de erros. Com as soluções certas, também é possível monitorar e controlar o projeto do começo ao fim, fator essencial para identificar e corrigir eventuais equívocos ou desvios de objetivo.

O uso da tecnologia ainda ajuda na coleta de dados em cada fase do ciclo de vida do projeto, permitindo estudos que favorecem ajustes nos projetos futuros e melhoram os resultados do negócio, já que as decisões passam a ser orientadas e pensadas a partir de informações precisas.

Quais as melhores ferramentas e metodologias para gestão de projetos de TI?

Cansou de lidar com imprevistos, atrasos e erros que matam a produtividade e a performance do seu time? Calma, o seu problema está prestes a acabar. Acompanhe a nossa lista de ferramentas ideais para a gestão de projetos de TI que vão trazer a organização de que a sua empresa precisa.

1. Jira

Com o escopo do projeto pronto, cabe aos gestores criarem um planejamento para a execução das tarefas, o que compreende todos os recursos e as metodologias necessários para colocar a ideia em prática. Para tanto, uma opção é o Jira, que dimensiona e escalona os processos, ajudando a definir quais colaboradores ficarão à frente de cada etapa.

A ferramenta integra outros recursos de gerenciamento, como Kanban e Scrum, e insere todos os participantes do projeto na mesma plataforma, de modo a facilitar a comunicação e reduzir a chance de ruídos que atrapalhem o andamento e a organização da proposta.

Nesse sistema, você consegue planejar, reunir todas as informações e monitorar o cumprimento das tarefas. E qualquer alteração gera atualizações automáticas para toda a equipe cadastrada, o que otimiza o tempo e a produtividade de todos.

2. Bug Tracking

Ficar de olho na qualidade do produto e na satisfação do cliente é indispensável para promover melhorias contínuas no desenvolvimento de softwares e realizar entregas de excelência. Uma forma de fazer isso é por meio da contagem de bugs, ou seja, de erros e reclamações quanto ao uso da ferramenta.

Para isso, você pode adotar o Bug Tracking, que atua no rastreamento de bugs no teste final da solução e é útil para identificar e corrigir falhas que venham a ser contatadas pelos usuários.

3. WBS Tool

A alocação dos recursos é um passo crucial para a viabilidade do projeto. Isso inclui a definição dos responsáveis pelos processos de execução, considerando o percentual de alocação disponível e a capacidade de carga da equipe.

Se a empresa tem três desenvolvedores de software no time de TI e cada um trabalha seis horas por dia, a sua capacidade de produção é de 18 horas por dia, por exemplo. Portanto, o dimensionamento das atividades e o planejamento devem ser feitos com base nessas informações.

A WBS Tool é uma boa parceira para a construção da Estrutura Analítica de Projetos (EAP), pois conta com mecanismos que agilizam a separação do projeto em partes menores e mais fáceis de gerenciar. Isso porque a ferramenta mapeia o projeto, estabelece uma hierarquia dos processos e aloca os recursos de forma inteligente e simples.

4. Kanban

Criada pela Toyota em 1960, a metodologia Kanban surgiu da necessidade da montadora de automóveis de eliminar processos desnecessários da sua linha de produção. Ela determina que a equipe realize só o necessário, quando necessário e exatamente na quantidade necessária, com o intuito evitar qualquer desperdício de tempo e de dinheiro.

O sistema pode ser usado na versão manual ou na eletrônica e se caracteriza pelo seu design composto por três colunas de etapas e cards com os status do projeto: requisitado, em andamento e feito. Assim, o gerente faz um acompanhamento visual do fluxo de trabalho, sabendo o que está sendo feito, por quem e em quanto tempo.

5. Gráfico de Gantt

Todo projeto tem datas de início e fim que devem ser respeitadas para evitar aborrecimentos ao cliente. O Gráfico de Gantt se encaixa muito bem nessa demanda, por auxiliar na criação e no controle do cronograma do projeto de TI, o que acorre a partir da reunião visual de todas as tarefas a serem realizadas.

Cada etapa apresenta uma data de início e uma de conclusão, além de uma breve descrição de como será feita e quem são os profissionais responsáveis por ela. Vale ressaltar que elas também são distribuídas em uma sequência que considera as relações de interdependência e sua duração.

Diante disso, o gerente de projetos e seu time entendem melhor quais atividades devem ser priorizadas. Essa visão macro contribui para o cumprimento dos prazos e a manutenção da qualidade dos serviços.

Viu só como a tecnologia simplifica a gestão de projetos de TI? Mas para isso acontecer, você deve escolher as soluções adequadas para o seu negócio, conforme a complexidade e a quantidade de etapas dos projetos, o tipo de suporte necessário, a possibilidade de integração com os dispositivos usados pela sua equipe e a facilidade de navegação e de personalização.

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