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Quer otimizar o processamento de notas fiscais? Você precisa investir na automação fiscal!
De extrema importância para o funcionamento dos negócios, o setor fiscal se ocupa das práticas que mantêm a empresa em conformidade com a lei, evitando problemas com a Receita Federal e outros órgãos fiscalizadores.
Lidar com um grande volume de notas fiscais, conferir todas as informações, realizar cálculos de impostos e assegurar a transmissão correta dos documentos é, no entanto, desafiador.
Com o avanço da tecnologia, ficou mais fácil para o setor fiscal otimizar seus processos e garantir benefícios, como integridade das informações, acesso e envio ágil de documentos e governança. Porém, muitos líderes ainda apostam em operações manuais, ou porque não conhecem uma tecnologia confiável de automatização ou por não saberem como funciona a tecnologia.
Neste artigo explicamos como a automação ajuda a otimizar o processamento de notas fiscais, quais benefícios pode provocar na empresa e por que o software de gestão fiscal Smart Tax Platform, da Engineering, é a tecnologia certa para você automatizar seu setor fiscal.
Boa leitura!
Como funciona a automação de notas fiscais
A automação é uma estratégia que envolve a aplicação de tecnologias capazes de automatizar processos. No caso do setor fiscal, esse processo ocorre em atividades e tarefas rotineiras, tais como:
• Emissão de notas fiscais;
• Entrega de obrigações acessórias;
• Importação de arquivos XML;
• Gestão de dados e documentos fiscais;
• Entre outros.
Um estudo realizado pela Fundação Getulio Vargas (FGV-SP) aponta que, em média, quase 90% das empresas brasileiras sofrem com algum tipo de problema fiscal. Desse montante, os estabelecimentos que mais apresentam irregularidades trabalham no setor do comércio (96%) e da indústria (92%).
Os motivos para índices tão elevados são divididos em: excesso de tarefas do setor fiscal, erros humanos e equipes enxutas que não conseguem acompanhar a legislação tributária.
Investir em soluções capazes de automatizar processos é, portanto, uma forma de resolver esses e outros problemas.
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Benefícios da automação fiscal
Reduzir a carga de trabalho e proporcionar mais tempo para as equipes focarem em outras tarefas importantes são apenas dois dos benefícios da automação fiscal. As demais vantagens, são:
Extração automática de dados
Soluções automatizadas, como um software de gestão fiscal, são capazes de ler e interpretar informações nos documentos, como valores, datas, CNPJ, descrição dos produtos, entre outros. Dessa maneira se elimina a necessidade de digitação manual, reduzindo erros humanos e agilizando o processo de lançamento de dados em outros sistemas.
Validação de dados precisos
As soluções automatizadas podem ser configuradas para verificar se os valores estão corretos, se os impostos foram calculados adequadamente e se todas as informações necessárias estão presentes nas notas fiscais. Com isso é possível identificar inconsistências de forma rápida, evitando o envio incorreto das informações ao Fisco.
Integração de dados
Com a utilização de APIs (Interfaces de Programação de Aplicativos) é possível conectar a solução de automação a outros softwares, garantindo a atualização automática e instantânea das informações. Também proporciona maior eficiência na comunicação entre os setores, impedindo retrabalhos e eliminando a necessidade de inserção manual de dados.
Armazenamento e organização de notas
Muitas soluções trabalham com tecnologia cloud, tornando possível o acesso remoto aos documentos. Assim se elimina a necessidade de a empresa manter um espaço físico para armazenar as notas, além de reduzir os riscos de perdas e extravios. A automação fiscal também pode tornar o acesso aos documentos mais ágil em casos de auditorias ou consultas.
Conformidade fiscal garantida
Ao utilizar soluções automatizadas, que estão sendo sempre atualizadas e em conformidade com as exigências legais, as empresas conseguem acompanhar todas as mudanças da legislação, impedindo multas, penalidades e problemas legais com os órgãos fiscalizadores.
Maiores ganhos financeiros
A redução de erros e retrabalhos resulta em uma maior eficiência operacional e, consequentemente, na redução de custos. Além disso, a automação fiscal proporciona uma visão mais precisa e abrangente acerca das informações fiscais, facilitando o planejamento financeiro e auxiliando na tomada de decisão estratégica.
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Como ganhar agilidade no processamento de notas fiscais
Para ganhar agilidade no processamento de notas fiscais é necessário que líderes e empresários vejam a tecnologia como aliada. A solução escolhida para automatizar os processos fiscais precisa atender a todos os requisitos, ser flexível e adaptar-se às particularidades do seu negócio.
Além disso, é importante que seja feito um planejamento para implementar a solução e treinar a equipe interna, a fim de garantir o uso correto da tecnologia.
A automação do processamento de notas fiscais e outros documentos não elimina a necessidade de um profissional especializado em contabilidade e tributação, mas é uma forma de a empresa reduzir trâmites burocráticos, obter mais agilidade e assegurar maior governança fiscal e compliance.
O Smart Tax Platform é um software de gestão fiscal desenvolvido pela Engineering que automatiza, gerencia e transforma processos fiscais com tecnologia inteligente. Por meio da solução, as empresas podem:
• Apurar impostos;
• Realizar a gestão fiscal através do controle e acompanhamento das entregas das obrigações acessórias;
• Fazer a gestão do processo de entrada e saída de notas fiscais no ERP;
• Ter mais inteligência e automação na gestão fiscal.
Leve o setor fiscal da sua empresa a outro nível. Conheça a solução Smart Tax Platform!
