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A rotina da área de finanças requer o máximo de cuidado. Afinal, qualquer erro nos números pode instaurar o caos e gerar a maior dor de cabeça para a sua equipe. Diante disso, implementar a automação financeira é indispensável para aumentar a precisão e a segurança das operações do setor.
Quando feitas manualmente, as atividades financeiras ficam sujeitas a erros que podem impactar o caixa da empresa. Basta digitar um valor errado na planilha para que o seu relatório de contas a pagar seja comprometido, por exemplo. Por outro lado, a tecnologia é uma ótima saída para evitar esse tipo de falha.
Neste post, vamos explicar o que você precisa saber sobre automação financeira. Confira!
O que é automação financeira?
O tempo em que os colaboradores passavam horas para preencher planilhas e anotar informações de orçamento, custos e investimentos manualmente ficou para trás. Isso porque os recursos tecnológicos permitem agregar praticidade e confiabilidade a todos esses processos.
A automação financeira nada mais é que usar a tecnologia para padronizar processos operacionais e todas as atividades que compõem a rotina do setor de finanças, o que inclui desde o registro de contas a pagar e receber até a análise dos relatórios de desempenho do negócio.
O seu funcionamento se dá por meio de uma plataforma eletrônica que a sua equipe acessa para inserir informações sobre as transações financeiras da companhia, podendo utilizar para isso imagens ou documentos em PDF. Com base nos dados registrados, a ferramenta consegue:
- calcular automaticamente o seu fluxo de caixa;
- gerar relatórios sobre as suas finanças;
- efetuar pagamentos;
- identificar títulos;
- pagar boletos;
- emitir notas fiscais.
Quais são as suas vantagens?
Se a sua empresa ainda não automatizou as operações financeiras, saiba que ela está em desvantagem competitiva. Isso porque esse processo traz várias vantagens que contribuem para impulsionar os negócios. Conheça as principais.
Amplia o controle sobre a rotina financeira
Sabe aquele problema de organização quando cada informação está armazenada em um local diferente? Isso não acontece na automação financeira, visto que todas as informações estão concentradas em um único lugar.
Além disso, os gestores, os colaboradores da área e os subdepartamentos ganham autonomia na coleta e no processamento de uma informação. Tudo isso amplia o controle da sua rotina financeira, tornando-a mais produtiva, segura, rápida e eficiente.
Reduz a execução de processos manuais
Como identifica informações e executa ações automaticamente, a automação financeira reduz consideravelmente os processos manuais da área. Dessa forma, a sua equipe ganha tempo para lidar com as questões estratégias relacionadas às finanças da companhia.
Diminui as chances de erros
As famosas planilhas eletrônicas utilizadas pelas empresas estão sujeitas a erros, já que são preenchidas manualmente, e podem ser alteradas e excluídas com maior facilidade. Quando o trabalho é automatizado, elas deixam de ser a fonte principal de informações e se transformam em um suporte, diminuindo as chances de erros.
Proporciona maior accountability
Ao fazer a automação do setor financeiro, a empresa define um responsável por fluxo de trabalho da área. Assim, cada integrante da equipe sabe quem executou uma atividade, o que traz transparência e cria um sistema accountability, que se baseia na fiscalização e no controle de processos.
Como aplicar a automação financeira?
Para deixar as operações manuais para trás, você deve contar com um planejamento que garanta uma mudança adequada às suas necessidades. Saiba como implementar a automação financeira:
- mapeie detalhadamente todos os processos financeiros que deseja automatizar;
- prepare-se para migrar para o ambiente digital;
- adquira um software que viabilize a automação;
- integre as áreas relacionadas ao setor financeiro;
- treine a sua equipe para atuar no novo cenário.
O mundo dos negócios está em constante movimento, e as empresas que não se mexem junto perdem espaço no mercado, principalmente em plena transformação digital. A automação financeira contribui exatamente para que você possa responder de forma ágil às demandas do negócio, além de tornar os seus processos muito mais seguros e eficientes.
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