Como extrair o máximo potencial de ferramentas de compliance fiscal

Quer extrair o máximo potencial de ferramentas de compliance fiscal?

O Brasil ocupa a segunda posição no ranking de países que mais tributam as empresas, de acordo com dados da OCDE (Organização para Cooperação e Desenvolvimento Econômico).

Para conseguir lidar com essa complexa legislação tributária, e obter sucesso nas operações de negócio e na transformação digital, é necessário que empresários brasileiros não só invistam em ferramentas de compliance fiscal e tributário, como saibam extrair o máximo potencial dessas soluções. 

No artigo de hoje debatemos sobre a importância do compliance tributário e fiscal nas empresas, os benefícios de otimizar a atuação fiscal com ferramentas de compliance, e quais os erros mais comuns que impedem organizações de se manter em conformidade.

Boa leitura! 

Entendendo o conceito e a importância do compliance tributário e fiscal nas empresas

Compliance fiscal e tributário é o conjunto de práticas, processos e regulamentações que uma empresa deve seguir para garantir que se mantenha em conformidade com todas as leis fiscais e tributárias. 

Estar em conformidade implica cumprir as obrigações acessórias, preencher corretamente as declarações, pagar impostos e manter-se alinhada às normas estabelecidas pelos órgãos governamentais. Além disso, envolve preparar e revisar registros contábeis e fiscais para assegurar que estejam corretos.

Embora o objetivo maior do compliance fiscal e tributário seja evitar penalidades legais, a sua importância vai muito além do que só impedir multas e sanções. Estar em conformidade é construir uma boa reputação para a empresa, e aumentar a confiança que seus clientes, investidores e potenciais parceiros comerciais têm sobre a marca.

Benefícios de otimizar a atuação fiscal com ferramentas de compliance

No estudo “OTRS Spotlight: IT Service Management 2023”, o OTRS Group, mostra que 78% das empresas brasileiras já investem em ferramentas de automação de processos de negócios. Esse percentual sobrepõe alguns países do mundo, contudo, é fato que a resistência por parte dos 22% restantes pode ser um problema. 

36% dos executivos entrevistados pela OTRS Groups ainda acreditam que os processos manuais são suficientes para conduzir suas operações. Porém, o próprio estudo comprova que otimizar a atuação é o único caminho para empresas que querem se manter ativas.

• Economia de 24% de tempo de trabalho;
• 18% de economia de custos;
• Crescimento acelerado de 19%;
• 9% de aumento de satisfação de clientes;
• Redução de erro de dados em 14%.

Esses são apenas alguns dos benefícios alcançados a partir do uso de tecnologias. E no caso do compliance fiscal e tributário, não é diferente.

A partir de ferramentas de compliance, que otimizam a performance e o desempenho do setor fiscal e contábil, as organizações podem:

• Reduzir o risco de erros humanos, minimizando, por consequência, a probabilidade de incorrer em multas ou sanções por não conformidade;
• Automatizar processos fiscais e tributários, trazendo mais agilidade para a rotina dos colaboradores;
• Economizar tempo e recursos, que podem ser realocados para atividades mais estratégicas e de maior valor agregado;
• Acessar dados, relatórios e informações atualizadas para construir estratégias e tomar decisões.

Erros comuns no compliance fiscal e tributário

Estar em conformidade com todas as leis fiscais e tributárias não deveria ser um problema, ainda mais se tratando de empresas que já trabalham e sabem como a legislação brasileira é complexa.

No entanto, um estudo realizado pela Fundação Getulio Vargas (FGV-SP) a pedido do Instituto Brasileiro de Certificação e Monitoramento (Ibracem) aponta que quase 90% das empresas em território nacional sofrem com problemas fiscais. 

Os motivos para isso? Excesso de tarefas e uma equipe de trabalho muito enxuta, o que dificulta a compreensão e o acompanhamento contínuo das normas e legislações vigentes.

Mas é claro que outras barreiras também limitam as empresas a se manterem em conformidade, como é o caso de erros comuns no compliance fiscal e tributário.

• Ignorar a segurança da informação;
• Não alinhar os valores da empresa com o compliance;
• Ser incapaz de identificar as próprias necessidades de negócio;
• Não se preparar para as fiscalizações;
• Negligenciar investimentos em ferramentas de inteligência fiscal e tributária

… são exemplos de erros que contribuem para um índice tão expressivo.

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Dicas e insights para maximizar o potencial das estratégias fiscais

Com quase 90% das empresas brasileiras sofrendo problemas fiscais, chegamos à única questão que merece ser discutida: 

Como evitar os erros mais comuns no compliance fiscal e tributário e assegurar a conformidade?

A resposta é mais simples do que parece: deve-se adotar medidas práticas que, além de ajudar as empresas a aprimorar operações internas, contribuem para acompanhar o dinamismo da legislação tributária e potencializar as estratégias fiscais.

Abaixo preparamos uma lista com algumas dicas que consideramos interessantes. Confira!

• Revisar periodicamente as mudanças nas leis e regulamentações para garantir conformidade;
• Planejar a estratégia fiscal com antecedência, de preferência no início do ano, para identificar oportunidades de economia de impostos;
• Explorar incentivos fiscais que ajudam na redução da carga tributária;
• Realizar auditorias internas para identificar possíveis problemas de regularidade e documentação;
• Melhorar a comunicação entre os departamentos para garantir uma performance holística à gestão fiscal;
• Promover treinamentos, reuniões e workshops para maximizar a compreensão de colaboradores sobre as implicações fiscais e a importância do compliance tributário e fiscal nas empresas;
• Organizar e manter todos os registros em dia para facilitar o acesso aos documentos e auditorias;
• Investir em ferramentas de compliance fiscal e tributário para gerenciar melhor os dados fiscais, reduzir a incidência de erros humanos e agilizar processos internos;
• Buscar consultoria especializada para receber orientação sobre como melhorar as estratégias fiscais.

A importância da atualização constante

Empresas que sobrevivem ao teste do tempo estão cientes sobre as novas legislações, compreendem suas implicações e sabem como elas afetam o financeiro e as operações de negócio. 

Elas se mantêm atualizadas sobre as normas, promovem uma cultura de conformidade dentro do seu time e não medem esforços para atualizar, também, seus procedimentos. 

Muitos empresários podem estar satisfeitos com a forma que suas operações estão sendo executadas manualmente, mas uma coisa fica em evidência quando falamos em futuro:

Não acompanhar o movimento de todo o globo pode ser fatal para a permanência de qualquer modelo de negócio. Não só pelo sentido de competir com outras grandes marcas, mas porque tolerar erros de compliance é o mesmo que permitir que eles se transformem em problemas mais críticos.

Conte com a experiência de quem entende do assunto

A Smart Tax Platform é uma ferramenta de inteligência fiscal e tributária desenvolvida pela Engineering que automatiza, gerencia e extrai o máximo potencial dos processos fiscais com tecnologia de ponta.

A partir da solução, é possível:

• Apurar impostos;
• Fazer pré-processamentos de SPEDs;
• Realizar auditorias;
• Emitir relatórios gerenciais;
• Automatizar processos;
• Ter apoio de Inteligência Artificial em análises fiscais de mitigação de risco.

Além disso, as empresas também podem receber o suporte e o acompanhamento de especialistas no setor fiscal e tributário para garantir 100% da conformidade legal.   
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