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Cada vez mais valiosos para o mercado empresarial, os dados movimentam e direcionam os melhores caminhos a serem seguidos pelas empresas. Já parou para pensar como seriam as suas operações se todas as informações que estão nos seus sistemas fossem modificadas ou apagadas? Um verdadeiro pesadelo, não é verdade? Por isso, prezar pela integridade dos dados se tornou imprescindível para os negócios.
A integridade dos dados diz respeito à confiabilidade e consistência de cada informação obtida, tratada e armazenada nos seus sistemas durante todo o seu ciclo de vida. Ela prevê a manutenção do conhecimento, garantindo que nenhum dado seja perdido ou comprometido — situações que podem colocar em risco a qualidade e credibilidade das suas operações e, consequentemente, prejudicam o seu planejamento organizacional.
Na prática, estamos falando de um aspecto crítico para o desenvolvimento, implementação e uso de sistemas que armazenam dados. Por isso, preparamos este post com as melhores maneiras de promover a integridade de dados. Confira!
1. Faça uma validação baseada em risco
Para começar, valide os sistemas com base em riscos que podem acometer os seus dados. Contabilize as plataformas e demais locais de armazenamento de dados e assegure que o sistema de gerenciamento de qualidade determine quais deverão ser a frequência, responsabilidades e funções atreladas à validação do sistema.
Tenha em mente que o seu plano de validação tem que descrever a abordagem a ser aplicada na revisão de metadados significativos, o que inclui pistas de auditoria. Feita a avaliação inicial, é preciso planejar validações periódicas.
2. Invista em sistemas e fornecedores adequados
Antes de qualquer coisa, é fundamental que os seus fornecedores conheçam profundamente os regulamentos relevantes para a proteção de dados, pois isso indica que estão comprometidos com a segurança da informação dos seus clientes.
Além disso, os sistemas precisam ser adequados ao seu tipo de atividade, com eficácia comprovada para a sua rotina operacional. Ainda é indicado pesquisar sobre a cultura organizacional adotada pelos seus fornecedores, bem como a maturidade que apresentam em relação ao gerenciamento de dados. Questione-os sobre quais são os sistemas que atuam na integridade de dados e verifique-os.
3. Cheque as pistas de auditoria
Uma pista de auditoria consiste em uma gravação, que não possa ser alterada ou excluída, de todos os dados armazenados no seu sistema. Para que seja confiável, a pista de auditoria deve apontar quem, o que, quando e por que no que se refere aos processos pelos quais o dado passou.
Defina os dados que terão pistas de auditoria, depois estabeleça funções e horários para testá-las. Indica-se que o detalhamento de uma revisão de pista esteja alicerçado na complexidade do sistema e na sua finalidade de uso.
4. Controle alterações
Fique de olho nas atualizações de software do sistema, haja vista que elas devem ser feitas rigidamente para cumprir os regulamentos que estão em constante mudança, especialmente em relação à implementação de novas ferramentas.
Outra dica importante é manter o contato com os fornecedores para informá-los sobre as mudanças efetuadas nos seus processos e a necessidade de atualizar os sistemas de acordo com as novas características. Para evitar problemas, dê preferência para sistemas que sejam práticos de atualizar após a adição de um novo hardware, por exemplo.
5. Arquive regularmente
Embora arquivar regulamente seja algo básico e que todas as empresas deveriam fazer, ainda existem aquelas que pecam nesse sentido. O ideal é fazer backups e salvar dados eletrônicos com uma frequência predefinida, sempre utilizando um local seguro para o armazenamento dos dados.
Também é recomendado conferir a recuperação de todos os dados durante a realização de auditorias internas, validar os arquivos eletrônicos e mantê-los protegidos em estado de controle, desde a entrada até a saída deles dos seus sistemas.
O sumiço dos dados que sustentam o seu negócio pode significar o caos para as suas atividades. Com as estratégias certas para preservar a integridade dos dados, você garante a proteção do conhecimento que circula internamente e viabiliza o seu negócio. Dessa forma, é possível manter a segurança da empresa e de todos os agentes nela envolvidos, desde colaboradores até clientes.
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