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Planejamento e organização são os pilares de um ambiente tecnológico de alta performance, o que demanda estruturar a documentação de TI da empresa. Isso significa analisar e ordenar os seus processos e documentos para guiar as ações executadas pelos colaboradores da área e reduzir falhas.
Quando não há uma documentação adequada dos processos de TI, o departamento fica dependente de quem os conhece com profundidade. Assim, é grande a possibilidade de haver diversos transtornos diante da ausência desses profissionais.
Quer evitar esse problema? Neste post, vamos mostrar a importância de uma documentação de TI bem organizada e como fazer isso. Confira!
O que é documentação de TI?
A documentação de TI pode ser definida como um conjunto de documentos e mapas que possibilitam ao profissional de Tecnologia da Informação, ainda que tenha sido recém-contratado, entender como funcionam todos os sistemas e o ambiente tecnológico da empresa.
Essa documentação é crucial para que os colaboradores conduzam os projetos da área com maior facilidade, já que ela fica disponível para toda a equipe. Se o gestor de TI estiver ausente em determinado dia, isso não vai impactar negativamente a execução dos processos do setor.
Qual a sua importância?
Além de eliminar a dependência de um único profissional, a iniciativa gera um ganho de agilidade, pois todos os colaboradores passam a saber onde estão localizadas as orientações necessárias para o seu trabalho. Logo, não perdem tempo procurando-as em diferentes lugares.
Outro benefício de estruturar os documentos de TI está no aumento da segurança das tecnologias da companhia. Isso porque o registro adequado de sistemas e informações permite que os processos internos sejam realizados de forma profissional, reduzindo falhas e indisponibilidades que deixam seu ambiente sujeito à vulnerabilidade, como ataques cibernéticos.
Quais são os principais documentos de TI?
O pleno funcionamento do setor de TI requer uma infraestrutura composta de uma série de processos, ferramentas e recursos. Sendo assim, a documentação da área é formada por uma ampla gama de documentos, tais como:
- dados dos servidores — nomes, informações referentes ao hardware, guias de instalação, local onde cada um está inserido;
- internet — link, servidores, provedor e a tecnologia adotada;
- topologia de rede — todos os controles utilizados para acesso e diagrama;
- mecanismo de roteamento que conecta os servidores e endereço IP;
- ativos de rede — switches, firewall e roteadores;
- cada hardware e software instalado no ambiente de TI;
- políticas de segurança, de criação de usuário e instalação de novas aplicações;
- contatos atualizados de todos os fornecedores de equipamentos, sistemas e de rede;
- contatos atualizados dos clientes.
Como estruturar a documentação de TI?
Para ser realmente útil e eficiente, a elaboração da documentação de TI deve seguir algumas premissas básicas, que facilitam o seu uso durante a rotina operacional vivenciada pelos colaboradores da área. Veja como colocá-la em prática.
Implemente ferramentas colaborativas
Ter praticidade ao acessar os arquivos com a documentação é um quesito fundamental para que os colaboradores usem as informações sempre que houver necessidade. No entanto, é necessário garantir que esse acesso também ocorra de forma segura.
As ferramentas colaborativas e específicas para essa função são grandes aliadas, pois facilitam o desenvolvimento, a edição e até mesmo a leitura de documentos online. Além disso, trabalham com o controle de acesso, que limita e identifica quem acessa a documentação, de modo que seja acessada apenas por pessoas autorizadas.
Delegue responsabilidades
Quando muitas pessoas alteram os documentos de TI, há uma possibilidade maior de ocorrência de erros. Pensando isso, é recomendado delegar tarefas e definir apenas um profissional responsável para atualizar a documentação dos processos e sistemas, que reduz falhas e dados duplicados.
Relacione processos
Uso de texto não é a única opção quando se trata da documentação de TI, pois você também pode relacionar os processos a partir de mapas conceituais e esquemas que facilitem a compreensão dos seus colaboradores.
Ainda é válido completar a documentação com arquivos que descrevam o passo a passo de uma atividade, como monitoramento. Essa prática facilita a vida de novos colaboradores ao entrarem em contato com o processo pela primeira vez.
Simplifique o que for possível
Por último, evite exageros. Os documentos devem ser produzidos com uma linguagem simples e objetiva, contendo somente dados que sejam relevantes para os profissionais do setor. Do contrário, em vez de ajudar a sua equipe, o guia vai confundir e atrapalhar.
Com as práticas citadas acima, a sua documentação de TI será mais eficiente, fazendo com que qualquer colaborador entenda a execução dos processos do ambiente de tecnologia e seja capaz de executá-las. Assim, o gestor pode focar questões estratégias da área, enquanto a sua equipe trabalha sem depender excessivamente dele e de maneira segura.
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